Bericht van de directeur-bestuurder en Raad van Commissarissen

Bericht van de directeur-bestuurder

2018 bood volop fraais. Daar vertel ik u straks meer over. Maar er is ook nog heel veel te doen. Dat bleek eens te meer toen ik, nog maar net in dienst bij Elkien,  werd mee genomen door één van onze adviseurs bewonerszaken naar een huurder. Op verzoek van het wijkteam was deze mijnheer een woning van Elkien toegewezen. Mijnheer had veel moeite met zelfstandig wonen. Reden om hem een huurovereenkomst aan te bieden waarin ook afspraken staan over het verlenen van zorg en met een bepaalde periode. De sociaal werker, de wijkagent en onze adviseur hebben regelmatig contact met de huurder en evalueren de situatie telkens. Ook ik ben nog een keer bij deze mijnheer op bezoek geweest. Hoewel het niet echt goed gaat, wordt de huurovereenkomst tot drie keer toe voortgezet. Het sociaal wijkteam schakelt uiteindelijk de GGD in omdat de situatie verslechtert. Geconcludeerd wordt dat zelfstandig wonen niet kan en het advies is om een passende oplossing te bieden met behulp van zorg en de huurovereenkomst niet weer te verlengen. Juridisch gezien is ons handelen wellicht niet waterdicht maar wel met de allerbeste intenties om hulp te verlenen, dus pakken we gezamenlijk het advies op. Op deze werkwijze en op de samenwerking ben ik trots. Echter…

Tot onze verbazing dagvaart de bewindvoerder van deze mijnheer Elkien. Hij eist voortzetting van de huurovereenkomst en legt alle adviezen om te werken aan wonen onder begeleiding en met behulp van zorg, naast zich neer. Bij de zitting is de rechter van mening dat de situatie zo niet voort kan bestaan. Ter plekke is een schikking getroffen en onderdak geregeld in een pension. Mijnheer ontvangt geen hulp meer, wij staan machteloos en ik blijf met een naar gevoel zitten.

Er is nog veel te doen. Waar het om gaat is dat we mensen een “thuis” bieden.  Dat kunnen we niet alleen. Dat doen we graag met onze stakeholders, medewerkers en alle partijen die daar een rol in kunnen spelen. Hoe klein de rol soms ook is.

We hebben het afgelopen jaar gewerkt aan “Thuis bij Elkien”; er is veel gedaan waarvan we blij worden. Een aantal zaken willen we specifiek voor het voetlicht brengen.

  • We hebben de leefbaarheid in wijken kunnen verhogen door een goede samenwerking met wijkteams, politie en andere organisaties.
  • Meer huurders wonen in een comfortabele warme woning:
    • 23 % van onze woningen heeft een label B of hoger;
    • bij meer dan 2500 woningen is de kwaliteit verbeterd;
    • 932 woningen zijn energieneutraal gemaakt. Dit zijn er 486 meer dan in 2017.
  • We zijn trots op de Wielenpôlle, de bewoners en de aannemer hebben daar samen met Elkien een mooie vernieuwde wijk van gemaakt.
  • Voor het zesde jaar op rij hebben we minder huurders hoeven ontruimen.
  • We zijn goed onderweg met ketensamenwerking
  • We hebben minder huurachterstanden

.

Aandacht voor onze huurders

We zijn steeds meer aanwezig in buurten en wijken. We realiseerden 40 projecten in het kader van De Buur(t) Versterkt, zoals het opnieuw aanbrengen van uniforme naamplaatjes bij voordeuren. Tijdens  woningverbeteringen  hebben we aandacht voor het welzijn van onze huurders. We bieden rustwoningen aan en stimuleren activiteiten in de wijk zoals de speelmiddag voor kinderen in de Wielenpôlle. Onze vaklieden dragen bij aan vroegsignalering door “de ogen en de oren” achter de voordeur te zijn. Op deze manier kan tijdig een signaal worden afgegeven over misstanden en technische gebreken. Bij het incasseren van de huur zijn we er op gericht om betalingsachterstanden te voorkomen. We bellen vroegtijdig met de huurder. In 2018 heeft dit opnieuw geleid tot een daling van het aantal woninguitzettingen en huurachterstanden.

We streven naar een optimale dienstverlening aan de klant. Digitale verbeterslagen zijn gemaakt met het woonruimte bemiddelingssysteem, de website en het klantportaal.

Langer zelfstandig wonen

In onze wooncomplexen zien we dat ouderen langer zelfstandig willen blijven wonen. Elkien verhuurt woningen waar zorginterventies eenvoudig mogelijk zijn, zoals nultredenwoningen en aanleunwoningen. Op 31 december 2018 hadden wij 6.466 nultredenwoningen in bezit. Ook zijn we met gemeente en zorginstellingen in gesprek over het opvangen van de extramuralisering. Met zorginstelling Patyna hebben we een samenwerkingsovereenkomst afgesloten.

Onze woningen zijn betaalbaar

De huurdersorganisaties Nieuw Elan en de Bewonersraad hebben samen met ons het woninglastenbeleid opgesteld. Gezamenlijk is geconstateerd dat de woningen van Elkien betaalbaar zijn voor de doelgroep van Elkien, huurders met een inkomen van maximaal € 36.798. In 2018 is een beperkte huurverhoging toegepast, de huurprijzen zijn gemiddeld met 1% gestegen. 98% van onze woningen is passend toegewezen. Dat betekent dat nieuwe huurders bij Elkien een woning huren die bij hun inkomen past.

Ketensamenwerking

We zijn er trots op dat we samen met onze ketenpartners doorgroeien naar een wijze van opdrachtgeverschap en aannemerschap die past in een tijd waarin we niet alleen grote stappen moeten zetten op het gebied van duurzaamheid, maar ook innovatief kunnen blijven en zeker kunnen zijn dat de geplande productie wordt gehaald, ondanks het tekort aan bouwcapaciteit in de huidige markt. De investeringen die we aan gemeenten en huurdersorganisaties  in de prestatieafspraken beloofd hebben te doen, hebben we dan ook nagenoeg gehaald. De begeleiding van huurders als het gaat om het wonen in een energie neutrale en gasloze woning wordt gezamenlijk met de ketenpartners gedaan. Kookworkshops en tablets waarop het energieverbruik kan worden afgelezen, helpen de huurder in het gebruik van hun nieuwe woning.

2019 en verder

Er is alle reden om ook tevreden terug te kijken. En als ik vooruitkijk zie ik dat we spannende tijden tegemoet gaan. Economisch gaat het voorspoedig. Onze woningen verhuren goed, de bevolkingsdaling zet langzamer in dan gedacht. Aannemers hebben veel werk en (te) weinig mensen, de prijzen voor nieuwbouw en woningverbetering stijgen daardoor. De heffingen door de overheid aan woningcorporaties blijven onverminderd doorgaan. En het verhaal van ‘Mijnheer’ maakt duidelijk dat zelfstandig wonen voor veel mensen niet vanzelfsprekend is.

We zijn ons ervan bewust dat onze omgeving snel verandert. We zullen dan ook een koers moeten varen die bestendig is en we zijn zelf pas tevreden als onze klanten tevreden zijn. We stellen aan onze klanten de vraag of hij/zij goed geholpen zijn. We willen het onze klanten gemakkelijk maken en 24/7 onze diensten aanbieden. Ieder moment van de dag is Elkien bereikbaar vanuit ‘thuis’. Via de website, door te bellen of als dat nodig is persoonlijk aan de eigen keukentafel.

Dit doen we door doelen voor de lange termijn te stellen én de tussenstappen te benoemen. Betaalbaarheid voor onze huurder staat voorop. We passen ons tempo aan in de mate waarin de krimp zich voordoet. We zijn CO2 neutraal in 2050 en beginnen bij energieneutrale nieuwbouw. In 2019 formuleren we op dit principe een nieuwe portefeuillestrategie.

We vinden onze woningportefeuille passend, als deze aan de toekomstige vraag van onze (toekomstige) huurders voldoet. We bieden een thuis waarbij betaalbaarheid, kwaliteit en comfort van de woning voorop staat en duurzaamheid, leefbare wijken en buurten bijdragen aan prettig wonen.

Mensenwerk

Ons werk is mensenwerk. Dagelijks verzetten betrokken medewerkers bergen werk. Van woningbemiddeling tot het voorkomen en oplossen van huurachterstanden, van burenruzies tot reparatieverzoeken en het bouwen van NoM-woningen. Elke dag weer zoeken ze samen met gemeenten en partners naar passende oplossingen. Het werk van mijn collega’s is vaak uitdagend en ze doen het met plezier. Daar ben ik trots op.

We staan er goed voor

Onze financiële positie is gezond. We willen onze financiële mogelijkheden maximaal inzetten voor onze huidige én toekomstige huurder maar ook financieel gezond blijven. We worden onder meer geconfronteerd met belastingmaatregelen die impact hebben en een ambitieuze, maar ook kostbare duurzaamheidsopgave. Ontwikkelingen en daarmee ook relatieve onzekerheden die maken dat we in continuïteit een gezonde financiële basis willen blijven behouden. Daarom beoordelen we voortdurend onze financiële positie, nu en in de toekomst, en werken met een zogeheten ‘rolling window’. Dat wil zeggen dat we steeds voor een periode van maximaal drie jaar harde verplichtingen aangaan.

 

 

 

Heerenveen, juni 2019

 

Harro Eppinga

Directeur-bestuurder

Bericht van de Raad van Commissarissen

Elkien vindt dat iedereen een thuis verdient en zet zich in om dat mogelijk te maken. Elkien biedt mensen met bescheiden inkomens betaalbare, duurzame en passende woningen in een leefbare omgeving. Elkien levert een bijdrage aan een beter woon- en leefklimaat in Fryslân door samen met relevante partijen te werken aan oplossingen waar onze huurders wat aan hebben. Als Raad van Commissarissen zien wij er op toe dat de corporatie daarin slaagt. We zijn tevreden over de manier waarop Elkien in 2018 te werk is gegaan. Vrijwel alle doelstellingen zijn gehaald.

Zorgen voor beschikbaarheid en betaalbaarheid

“Betaalbare, duurzame en passende woningen in een leefbare omgeving”. De belangrijkste doelstelling van Elkien. De Raad van Commissarissen stelt vast dat Elkien in 2018 die verantwoordelijkheid neemt en adequaat met complexe maatschappelijke vraagstukken omgaat. Verschillende keren heeft de Raad van Commissarissen vanuit zijn klankbordrol intensief met de bestuurder en huurdersorganisaties van gedachten gewisseld over de dilemma’s en oplossingsrichtingen. Met tevredenheid heeft de RvC geconstateerd dat het huurbeleid in gezamenlijkheid met de huurdersorganisaties is opgesteld en gezamenlijk geconstateerd is dat de woningen van Elkien betaalbaar zijn voor mensen met een bescheiden inkomen. We gaven de bestuurder het advies om in het kader van prestatieafspraken aandacht te besteden aan de ondersteunende rol van Elkien in het sociaal domein, waar het primaat bij de gemeenten ligt.

Transformatie van de portefeuille

In 2018 is de uitvoering van de investeringsprojecten wederom voortvarend ter hand genomen. De duurzaamheidsambitie van Elkien is bijgesteld. De hoge kostprijs van duurzame woningen is niet, zoals was verwacht, gedaald. Dit heeft enerzijds geleid tot een temporisering van de duurzaamheidstransitie in de portefeuille en anderzijds in het herijken van ketensamenwerking. De RvC is door de bestuurder uitgebreid op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid en betaalbaarheid daarvan en de evaluatie van ketensamenwerking. We hebben de bestuurder geadviseerd de transitie naar duurzame woningen gelijk op te laten gaan met de transformatie in de portefeuille.

Samenwerken met stakeholders

In elke vergadering van de Stakeholderscommissie informeert de bestuurder ons over de relatie met stakeholders. Ook in de reguliere vergaderingen van de RvC wordt hiervoor tijd ingeruimd en er hebben themabijeenkomsten met en bij stakeholders plaatsgevonden. We vinden het belangrijk dat Elkien in verbinding blijft met de stakeholders. De raad is dan ook verheugd een verdergaande samenwerking te zien op het gebied van wijkvisies, ketensamenwerking en samenwerking met zorgpartijen. Op lokaal niveau mist de RvC regie in het sociaal domein, die feitelijk voor gemeenten is. We spraken af dat hiervoor aandacht is in het proces rondom het maken van prestatieafspraken.

Bedrijfsvoering

Met de bestuurder heeft de RvC geconstateerd dat het primaire bedrijfssysteem geen bestendigheid naar de toekomst kan bieden. Wij zijn op de hoogte gesteld van de risico’s die hierdoor ontstaan en hebben gezamenlijk geconstateerd dat deze te hoog waren. Dit heeft geleid tot het goedkeuren van het besluit van de bestuurder om over te gaan naar een nieuw primair systeem.

Het toetsings- en toezichtkader van Elkien is opnieuw vastgesteld door de RvC. Elkien is erin geslaagd een helder kader te ontwikkelingen op basis waarvan goed toezicht georganiseerd kan worden én op basis waarvan voor de organisatie helder is waaraan een voorstel voor besluitvorming moet voldoen. De documenten die horen bij het toezichts- en toetsingskader zijn voor zowel de RvC als de gehele organisatie digitaal te benaderen. Naast duidelijkheid en éénduidigheid geeft dit ook een hoge mate van transparantie.

De RvC heeft geconstateerd dat privacy wetgeving adequaat en zorgvuldig is doorgevoerd en dat de Compliance commissie van toegevoegde waarde is als het gaat om het voldoen aan wet- en regelgeving.

Derivaten

Het derivatendossier heeft ook in 2018 bijzondere aandacht gekregen van de Raad van Commissarissen, onder meer door zich periodiek uitgebreid schriftelijk te laten voorlichten over de stand van zaken. Elkien heeft actief geanticipeerd op compliance met de beleidsregels derivaten zoals die door het Ministerie van Binnenlandse zaken in 2012 zijn uitgevaardigd en inmiddels zijn vastgelegd in de woningwet en het BTIV. Bij Elkien bestaat het beheersingsinstrumentarium met name uit een liquiditeitenbuffer voor margin calls, afgesproken signaleringsniveaus en dagelijkse actieve monitoring. Daarbij is in 2017 een beleid opgesteld ten aanzien van breakclausules.

De Raad van Commissarissen onderzocht met het bestuur en de directie de verruimde mogelijkheden om derivatenportefeuilles af te bouwen en heeft dit in 2018 geëffectueerd met een doorzak van derivaten Rabobank en BNP. Daarmee is de liquiditeitsbuffer afgebouwd van € 217 miljoen naar € 153 miljoen en hoeft er minder onderpand gestort te worden (margin calls). Daarbij werd voldaan aan het door de AW en WSW in 2017 gepubliceerde “Beoordelingskader en vereisten herstructurering derivaten”.

Aanstelling nieuwe bestuurder

Per 1 februari 2018 heeft de Raad van Commissarissen de heer Harro Eppinga aangesteld als bestuurder van Elkien. Het wervingsproces en aanstelling zijn conform wettelijke kaders verlopen. De selectieprocedure voor de nieuwe bestuurder heeft bijgedragen aan het creëren van een breed draagvlak. De procedure was zorgvuldig en van goede kwaliteit en is door alle betrokkenen als zeer positief ervaren. De selectieprocedure heeft een positief effect gehad op de relatie met de huurdersorganisaties en OR.  De betrokkenheid van de voltallige RvC als een team kwam in de procedure goed naar voren.

Bij de aanstelling van de nieuwe bestuurder in 2018 is gekozen voor een tweehoofdig directieteam op basis van gelijkwaardigheid, waarbij Harro Eppinga als statutair bestuurder is aangesteld. De aanstelling is conform de Woningwet en Governancecode, voor een periode van 4 jaar. Tot 1 februari 2018 is mevrouw Margriet Drijver aangesteld geweest als directeur-bestuurder ad interim van Elkien.

Kwaliteit RvC

Eind 2017 heeft de zelfevaluatie van de RvC plaatsgevonden onder professionele leiding van Prof. Dr. J.A. van Manen. Deze zelfevaluatie heeft geleid tot een uitvoeringsagenda voor zowel de RvC als de bestuurder. Eind 2018 hebben we geconstateerd dat alle punten zijn opgevolgd. De zelfevaluatie van 2018 heeft plaatsgevonden met een externe gespreksleider. Daarbij is geconcludeerd dat de informatievoorziening door de bestuurder omvangrijk en goed is, besluitvorming goed voorbereid is en de RvC als een team opereert. In 2019 vindt de evaluatie van de voorzitter en vicevoorzitter plaats in het kader van de herbenoeming voor een tweede periode van 4 jaar, als lid van de RvC. Daarnaast wordt vanwege het defungeren na acht jaar van één van de leden van de RvC een nieuwe huurderscommissaris geworven. De herbenoemingen en de benoeming vinden plaats op basis van profielschetsen conform de governance eisen van de Woningwet en na een fit- en propertoets door de Aw.

Jaarresultaat 2018

Elkien is een financieel gezonde corporatie. Dat blijkt voor 2018 wederom uit het jaarresultaat.

De volkshuisvestelijke- en maatschappelijke druk op Elkien om extra inzet te plegen neemt steeds meer toe. We vinden het verstandig dat Elkien met het oog op diverse onzekerheden en eventuele gevolgen hiervan, goed afgewogen keuzes blijft maken in haar doelstellingen en de investeringen die daarmee gepaard gaan. Elkien maakt haar keuzes op basis van een weloverwogen ambitie en een goede afweging van belangen van huurders en stakeholders. De Raad van Commissarissen stelt vast dat in 2018 de doelen in het Jaarplan en begroting conform verwachting zijn gerealiseerd en verleent decharge aan mevrouw Margriet Drijver voor de periode van 1 januari 2018 tot 1 februari  2018 en aan de heer Harro Eppinga voor de periode van 1 februari 2018 tot en met 31 december 2018.

De Raad van Commissarissen verleent decharge over het uitgevoerde toezicht aan de leden van de Raad van Commissarissen.

Tot slot

De Raad van Commissarissen is zich terdege bewust van zijn rol en verantwoordelijkheden: niet alleen binnen Elkien maar eveneens in maatschappelijk perspectief: nu en in de toekomst.
De Raad van Commissarissen spreekt zijn dank en waardering uit aan alle medewerkers, management, directie, en bestuur voor hun inzet en betrokkenheid bij de ontwikkeling van Elkien, haar huurders en stakeholders. In het bijzonder willen wij interim bestuurder mevrouw Margriet Drijver bedanken voor de wijze waarop zij - na het vertrek van de heer Alex Bonnema in 2017 - er in korte tijd in is geslaagd een zeer constructieve bijdrage te leveren aan de voor Elkien essentiële aandachtspunten en de verbindende rol die zij heeft gespeeld ter overbrugging naar de aanstelling van de nieuwe bestuurder, begin 2018.

Heerenveen, juni 2019

Namens de Raad van Commissarissen van Elkien,

Anne Vlaskamp,

Voorzitter