Elkien in 2018

Thuis bij Elkien in 2018

Thuis bij Elkien

Iedereen verdient een thuis en wij zetten ons in om dat mogelijk te maken. Elkien biedt mensen met bescheiden inkomens betaalbare, duurzame en passende woningen in een leefbare omgeving. Wij leveren een bijdrage aan een beter woon- en leefklimaat in Fryslân door samen met relevante partijen te werken aan oplossingen waar onze huurders wat aan hebben. Wij willen een corporatie zijn waar huurders, medewerkers en partners zich welkom en gewaardeerd voelen. Kortom waar iedereen zich thuis voelt.

Onze doelen

In het Jaarplan van 2018 staan de belangrijkste doelen van Elkien:

 

 

Deze twee strategische doelen realiseren we door prioriteit te geven aan ‘digitalisering’ en aan het ontwikkelen van een ‘wendbare organisatie’.

Klantbeleving

Sinds 2012 meten we structureel de tevredenheid van onze huurders. Voor 2018 hadden wij ons ten doel gesteld dat de klant ons met minimaal een 8 waardeert. We hebben een score van 7,5 gerealiseerd. We meten de klanttevredenheid op het betrekken, repareren en verlaten van de woning en op de dienstverlening (in 2019 worden de enquêtes voor het meten van de klanttevredenheid geoptimaliseerd). Ten opzichte van 2017 scoren wij gemiddeld 0,2 punten hoger. Elkien heeft in de Aedesbenchmark een C gescoord op klanttevredenheid met een gemiddelde van een 7,5.

Om de digitale dienstverlening aan onze klant verder te verhogen zijn er diverse applicaties ontwikkeld in 2018. In februari 2019 implementeren we onze nieuwe website, huurdersportaal en klantvolgsysteem. Deze zijn klant-  en gebruiksvriendelijker voor onze huurders, maar ook voor onze medewerkers. Onze klant voert straks in steeds grotere mate de regie over de dienstverlening van Elkien. De klant krijgt steeds meer mogelijkheden om vanuit huis zelf informatie te raadplegen en diensten af te nemen en te plannen. We streven er naar om onze klanten de mogelijkheid te bieden om vanuit het comfort van zijn of haar eigen woning alle diensten van Elkien af te nemen.

Voor woningzoekenden is samen met Accolade een nieuwe gebruiksvriendelijke website gebouwd; www.Frieslandhuurt.nl. Daarnaast is een selecte groep medewerkers getraind om vragen te beantwoorden en reacties te geven op social media. Daarnaast is in de kennisbank een verbeterslag gemaakt maar moet in 2019 nog verder geoptimaliseerd worden zodat we in principe 80% van de vragen in één keer kunnen beantwoorden. Dit geldt ook voor de persoonlijke gesprekken. Door op de vestigingen alleen nog op afspraak te werken, hebben we meer tijd en kunnen we ons beter voorbereiden op het gesprek met de huurder die ons nodig heeft. De adviseurs bewonerszaken pakken steeds meer een regierol in buurten en wijken. Samen met onze ketenpartners dragen ze bij aan de realisatie van de nieuwbouw en verbouw van woningen en verbetering van het leefklimaat. De vaklieden dragen bij aan vroegsignalering en zijn hierin geschoold. Zij zijn “de ogen en oren achter de voordeur” en geven tijdig signalen af over mogelijke misstanden of technische gebreken.

Een goede en betaalbare vastgoedportefeuille

Betaalbaarheid, huur en verhuur.

Elkien staat voor betaalbaar wonen, nu en in de toekomst. We blijven zorgen voor voldoende goedkope en betaalbare woningen voor huurders met een laag inkomen onze doelgroep. Elkien slaagt er goed in om voldoende goedkope en betaalbare woningen te bieden, zeker ten opzichte van landelijke gemiddelden.

Betaalbaarheid van woningen Betaalbaarheid van woningen

Naast de hoogte van de huur zijn de energielasten bepalend of een woning betaalbaar is. Samen met de huurdersorganisaties is in 2018 een nieuw woninglastenbeleid opgesteld en vastgesteld door de directie.

Sinds het invoeren van de Woningwet werken we met de passendheidstoets. Aan huishoudens met een laag inkomen (tot aan de huurtoeslaggrens) mogen we alleen goedkope woningen toewijzen (woningen met een huurprijs tot aan de aftoppingsgrens). Elkien heeft in 2018 98% van haar woningen passend toegewezen. We beperken ook de huurverhoging voor onze zittende huurders met een laag inkomen. Elkien heeft daarom in 2018 een inflatievolgende huurverhoging (1%) toegepast, voor huishoudens met een inkomen tot € 41.056. Voor huishoudens met een inkomen boven € 41.056 is een huurverhoging van maximaal 4,3% toegepast.

Samen met Accolade biedt Elkien haar woningen aan op de website www.Frieslandhuurt.nl.

Woningzoekenden Elkien en Accolade

Woningzoekenden Elkien en Accolade
Woningzoekenden Elkien en Accolade Aantal Percentage actieve inschrijvingen*
Tussen 18 en 22 jaar 4 902 33%
Tussen 23 en 40 jaar 22 976 19,60%
Tussen 41 en 54 jaar 8 573 16,90%
Tussen 55 en 64 jaar 4 710 9%
Tussen 65 en 74 jaar 3 604 5,70%
Ouder dan 75 jaar 1 0,00%
Totaal 44 766  
     
Toewijzingen DAEB < € 710,68 1 931  
Toewijzingen inkomens < € 36.798 1 917  
Toewijzingen inkomens > € 36.798 96  
     
Getekende huurovereenkomsten 2 109  
Waarvan woningcontracten 2 013  

Kwaliteit van het bezit, verduurzaming en kwaliteitsmeting

Bij het invoeren van het nieuwe woonruimtebemiddelingssysteem moesten woningzoekenden zich opnieuw inschrijven. Dit heeft als gevolg gehad dat het aantal geregistreerde woningzoekenden is gedaald. In 2018 zijn beschikbare woningen dagelijks geadverteerd om leegstand van woningen terug te dringen en nieuwe verhuringen zo snel mogelijk plaats te laten vinden.  

De huurachterstanden van zowel zittende huurders als vertrokken huurders zijn gedaald 1,12% in 2017 naar 0,73% in 2018. Vanaf 2018 wordt het volledige huurincasso proces door Elkien medewerkers uitgevoerd. We realiseren hiermee niet alleen teruglopende huurachterstanden, maar voorkomen hiermee dat onze huurders in financiële problemen komen. Onze  huurconsulenten bouwen in hun regio een netwerk op van schuldhulpverleners en bewindvoerders waarmee huurders met problematische schulden naar een schuldenvrije situatie worden begeleid. 

Elkien werkt aan een kwalitatief goede en duurzame portefeuille. De ingrepen per woning zijn afhankelijk van de huidige staat en aard van de woning. Naast investeringen in het verduurzamen van woningen worden uitgaven gedaan in planmatig onderhoud, asbestverwijdering en onderhoud aan keukens, douches en toiletten. Dit wordt per complex en per woning bepaald.

De hoge duurzaamheidsambitie is in 2015 geformuleerd op basis van een aantal uitgangspunten waaronder met name een beoogde kostprijsdaling van ingrepen. Hiermee wordt naast een keuze voor maatschappelijk rendement, een bedrijfseconomisch verantwoorde keuze gemaakt. In 2017 is gebleken dat niet voldaan kan worden aan de geformuleerde uitgangspunten. Samen met Aedes concluderen wij dat een stapsgewijs uitgevoerde duurzaamheidsambitie een groter effect heeft op een groter deel van onze woningportefeuille en voor de betaalbaarheid en beleving van onze huurders.

Elkien blijft daarmee ambitieus maar betaalt niet de hoge prijs in financiële zin en qua inspanningen als koploper. Dit heeft enerzijds op de korte termijn invloed gehad op de keuze voor de aard van duurzaamheidsinvesteringen in 2018 en anderzijds op de behoefte tot bijstelling van het lange termijn strategische portefeuilleplan. Deze bijstelling wordt in 2019 uitgevoerd en de resultaten daarvan worden vertaald in een herijking van de korte termijn en middellange termijn investerings- en onderhoudsplanning. Dit binnen de context van een financiële meerjarenplanning die uitgaat van continuïteit, uitgaande van de eigen financiële kaders. 

Samen meer bereiken door ketensamenwerking

Elkien werkt al enige jaren op basis van ketensamenwerking met vaste partners op het gebied van bouw en onderhoud.  Continue leren en verbeteren met vaste teams; vanuit de overtuiging dat het daardoor beter, sneller en goedkoper kan. Anders dan bij traditionele aanbesteding zijn contracten slechts ondersteunend en niet leidend voor de prestaties. We geloven dat gemeenschappelijke doelen en wederkerigheid in de relatie zorgen voor goede resultaten en een zo laag mogelijke total cost of ownership. Hierbij kiezen we bewust voor een zakelijk vertrouwen. Niet op de blauwe ogen maar door transparantie,  onafhankelijke toetsing, houding en gedrag, leren en verbeteren, zelfreflectie en adviseren voor de beste oplossingen voor Elkien. We werken met een ketenmeter en richten ketensamenwerking met incentives zodanig in dat het belang van Elkien óók het belang van de partner  Vertrouwen is hiervoor de basis.

In zijn 2018 de verbetervoorstellen in ketensamenwerking geïmplementeerd met onze ketenpartners. We verwachten hiermee de uitvoering van de duurzaamheidsambitie efficiënter en goedkoper in te kunnen vullen.

 

Verloop in het bezit

Het verloop in het bezit wordt in onderstaande tabel weergegeven in verhuurbare eenheden (woningen én overig bezit).

Verloop in het bezit

Verloop in het bezit
Verloop Aantal
Aantal vhe's 31-12-2017 20 739
Verkoop 217
Verkoop BOG 4
Verkoop complexmatig 111
Sloop 150
Nieuwbouw 108
Aankoop 28
Administratieve wijzigingen 22
Aantal vhe 31-12-2018 20 415

               
               
Portefeuilleverdeling naar type woning en gemeente              
Gemeente Type woning            
  Vrijstaand 2^1 kap Hoek/tussen Portiekflat Galerijflat Overige Totaal
De Friese Meren   13 45       58
Heerenveen   53 340 33 162   588
Leeuwarden 4 199 3 941 2 797 2 463 162 9 566
Opsterland 29 687 930 67 501   2 214
Smallingerland       6     6
Súdwest Fryslân 3 688 3 573 837 1 347 24 6 472
Totaal 36 1 640 8 829 3 740 4 473 186 18 904
               
Daeb 32 1 480 8 432 3 671 4 251 186 18 052
Niet-Daeb 4 160 397 69 222   852
Totaal 36 1 640 8 829 3 740 4 473 186 18 904

Mutaties in het bezit

Mutaties in het bezit
Gemeente 12/31/2017 Aankoop Sloop Verkoop Bouw Admin 12/31/2018 Woning­
verbetering
De Friese Meren 60 2 58 0
Heerenveen 598 21 3 14 588 0
Leeuwarden 9 660 60 102 68 9 566 507
Opsterland 2 254 26 40 26 2 214 126
Smallingerland 69 63 6 0
Súdwest Fryslân 6 574 103 1 6 472 319
Tytsjerksteradiel 15   15 0
Totaal 19 230 107 328 108 1 18 904 952
                 
Daeb 18 291 107 241 108 1 18 052 952
Niet-Daeb 939 87 852
Totaal 19 230 107 328 108 1 18 904 952

Energielabels

Elkien zet zich al jarenlang in voor verbetering van de energielabels van haar woningen. Daarmee willen we voor onze huurders het comfort verhogen en de energielasten verlagen. Het energielabel voor woningen geeft met de klassen A (groen, zeer zuinig) tot en met G (rood, zeer onzuinig) aan hoe energiezuinig een huis is in vergelijking met soortgelijke huizen. Ultimo 2018 bestaat de portefeuille voor 23 % uit woningen met een energielabel B of beter.

Ingrepen in het bezit

Onderstaand schema toont welke ingrepen zijn uitgevoerd om onder andere het energielabel te verbeteren

Ingrepen in het bezit
Ingrepen in bezit Aantal 2018 % van totaal aantal woningen
Woningverbetering (het verbeteren van de isolatie en installaties) 952 5,04%
Vervangen van oude cv ketels door moderne HR ketels 532 2,81%
Geriefsverbeteringen (cv installaties, isolerend glas, spouw- en vloerisolatie en overige geriefsverbeteringen) 519 2,75%
Sloop 107 0,57%
Nieuwbouw 108 0,57%
Verkoop 328 1,74%
Totaal 2 456 12,99%

 

Waar we in 2017 in 1.675 woningen maatregelen hebben getroffen, is dat in 2018 gestegen naar 2.456 woningen. Een stijging van 8,71% naar 12,99%. Om de energielabels van onze woningen verder te verhogen zetten we deze ingrepen in ons woningbezit voort.

 

 

Inspanningen instandhoudings- en serviceonderhoud

Het voor 2018 geplande onderhoud aan de woningen is uitgevoerd. Onderstaande tabel toont de verdeling van de onderhoudsuitgaven die in 2018 zijn gedaan.

Inspanningen instandhoudings- en serviceonderhoud
Soort onderhoud Aantal Bedrag
    (x € 1.000)
Planmatig onderhoud (o.a. buitenschilderwerk, ketelvervanging, verbetering bestrating) 2 474 10 385
Planmatig onderhoud interieur (vervangen van keukens, douches en toiletten) 319 4 950
Contractonderhoud (o.a. onderhoud cv, liften en installaties) 17 216 3 615
Dagelijks onderhoud (excl. asbest) 7 715 10 175
Asbest dagelijks en planmatig onderhoud 622 1 315
VVE casco-onderhoud 812 347
Totaal instandhoudingsonderhoud  29.158 30 786

Kwaliteit van het bezit meten

In 2016 en 2017 is de kwaliteit van het woningbezit van Elkien gemeten. De conditiescore die hier uit kwam was 1,46 op een schaal van 1 t/m 6, waarbij 1 de hoogste score is. In 2019 wordt over gegaan op het RGS-systeem. RGS staat voor Resultaat Gericht Samenwerken. Met dit nieuwe systeem meten de ketenpartners de kwaliteit van het bezit op basis van gezamenlijk vastgestelde normeringen. Zowel ketenpartners als Elkien en haar stakeholders hebben sterk de behoefte aan een objectieve bepaling van de kwaliteit van het bezit. Op basis hiervan kan beter gestuurd worden naar de Ketenpartners en geeft dit een reëler beeld van het onderhoudsniveau voor o.a. assetmanagement en complexmatige verkoop door Elkien.  

Daarnaast heeft het WSW steeds meer behoefte aan inzicht in het onderhoudsniveau van de portefeuille, om het risico te beoordelen dat de operationele kasstromen negatief worden beïnvloed door een slechte beheersing van het onderhoudsbeleid van de corporatie (conform het WSW risicobeoordelingsmodel).   Regelmatige metingen leiden tot een betere kwaliteit van het onderhoudsbeleid en de onderhoudsprognose. De basis van risicomanagement is, hoe groter de onvoorspelbaarheid, hoe groter het risico. Monitoring conform de RGS methodiek verlaagt de onvoorspelbaarheid van de onderhoudsstaat van de woningen.

 

Bod en prestatieafspraken

Het proces Bod 2019 is geëvalueerd en de hierin benoemde leer- en verbeterpunten zijn meegenomen voor het Bod 2020. Elkien is trots op de mate waarin de afspraken met de gemeenten zijn gerealiseerd. 659 woningen van de 837 woningen die in de prestatieafspraken opgetekend waren voor 2018,  zijn verbeterd of gerealiseerd. 82 woningen worden begin 2019 opgeleverd. Daarnaast zijn er in 2018 nog 273 woningen verbeterd die voor de prestatieafspraken van 2017 opgetekend waren. Niet alleen zijn er in 2018 meer woningen opgeleverd dan in 2017 (respectievelijk 1.146 en 782) , het aantal woningen dat later is opgeleverd dan het jaar waarvoor de prestatieafspraken zijn gemaakt, is gedaald van 273 woningen in 2017 naar 82 woningen in 2018.

Naast afspraken over de vastgoedproductie maken Elkien en haar stakeholders ook afspraken over de samenwerking in het sociaal domein. Zaken die te maken hebben met leefbaarheid en zichtbaarheid in wijken en buurten, het vitaal houden van het platteland, woonbegeleiding van kwetsbare doelgroepen en financiële zelfredzaamheid van huurders.

Een wendbare organisatie

De ontwikkelingen in onze omgeving vragen om een flexibele en toekomstbestendige Elkien-organisatie. Het bereiken van onze strategische doelstellingen vraagt om nog meer effectiviteit en efficiëntie van onszelf en met anderen. De term ‘wendbaarheid’ staat voor het vermogen om snel en creatief in te kunnen spelen op veranderende omstandigheden en specifieke vragen. Een effectief en efficiënt ingerichte organisatie is daarbij een belangrijke randvoorwaarde.

In 2018 is sterk ingezet op de betrokkenheid van medewerkers bij Elkien en de koers die we varen. De medewerkersbijeenkomst op 18 september 2018 is bijzonder goed ontvangen. In verschillende werkvormen is input opgehaald over missie, visie en strategie, het Jaarplan 2019 en de gewenste cultuur van Elkien. Voorstellen van medewerkers worden gewaardeerd en medewerkers worden uitgenodigd om actief mee te denken op verschillende terreinen. Zo  zijn commissies ingesteld voor de structurele activiteiten van de organisatie, zoals investeringsvoorstellen, en projecttafels voor projectmatige activiteiten, zoals het opstellen van wijkvisies. De transitie van X-pand naar Tobias Ax, het nieuwe primaire systeem, doen we echt samen met medewerkers en benutten we om de betrokkenheid verder te verhogen en procesgericht werken over de breedte van de organisatie te implementeren.

Dit alles heeft ook geleid tot het vaststellen van een nieuw missionstatement:

‘Thuis bij Elkien’

En vier nieuwe kernwaarden:       

Samen, Doen, Duidelijk en Hart voor mensen.

  • Samen (was: verbindend)

We werken samen en kijken verder dan ons eigen belang. We gaan voor een gedeelde verantwoordelijkheid en spreken elkaar aan. We maken in- en extern de verbinding door aandachtig te luisteren om daarna te acteren.

  • Doen (was: daadkracht)

We tonen daadkracht. We luisteren naar de behoefte en handelen doortastend, proactief en resultaatgericht. We nemen verantwoordelijkheid en zetten kansen om in concrete ideeën en voeren die uit. We geven elkaar en onze klanten vertrouwen.

  • Duidelijk (was: helder en eerlijk)

We zijn duidelijk en vragen dit ook van onze partners. Onze klanten weten wat wij wel, maar ook wat we niet doen en waarom. We maken heldere afspraken met onze belanghouders, doen wat we zeggen en laten zien wat we doen. Afspraak is afspraak.

  • Hart voor mensen

We hebben hart voor mensen. Onze klanten merken dat hun belang ons belang is. We luisteren naar hen en hebben aandacht voor hun woon- en leefomgeving. Wij kunnen voor hen waarde toevoegen en inspireren mensen binnen en buiten de organisatie dit ook te doen.

Betrekken bewoners

Elkien overlegt en werkt samen met bewoners om goed en betaalbaar wonen in Friesland vorm te geven. We toetsen onze taakopvatting en speerpunten en de uitvoering daarvan regelmatig bij onze huurders en hun vertegenwoordigers. We zoeken zowel met individuele huurders als met hun vertegenwoordigende organisaties de dialoog, opdat er wederzijds begrip ontstaat voor zienswijzen, belangen en behoeften.

 

Overleg huurdersorganisaties

Elkien werkt samen met twee huurdersorganisaties:

•    Stichting Huurdersplatform Nieuw Elan (hierna: Nieuw Elan) voor de plaatsen Leeuwarden, Wytgaard, Drachten en Sneek (met uitzondering van het Boschplein). Aantal huurders van Elkien die lid zijn van Nieuw Elan: 8.708.

•    Huurdersvereniging De Bewonersraad (hierna: De Bewonersraad) voor de gemeenten Opsterland, Littenseradiel, Heerenveen, De Fryske Marren, het buitengebied van de gemeente Súdwest Fryslân, het Boschplein in Sneek en het buitengebied van de gemeente Leeuwarden (voormalig Boarnsterhim). Aantal huurders van Elkien die lid zijn van De Bewonersraad: 5.227.

Vier keer per jaar overlegt Elkien op bestuursniveau met de huurdersorganisaties. Daarnaast overleggen we regelmatig op uitvoerings- en beleidsniveau met beide organisaties en de aan de huurdersorganisaties verbonden bewonerscommissies. Tweemaal per jaar overleggen de huurdersorganisaties met de Raad van Commissarissen en er heeft een gezamenlijke excursie plaatsgevonden. De contacten verlopen plezierig, zijn constructief en leveren ons nuttige adviezen op. De huurdersorganisaties zijn actief betrokken bij het maken van prestatieafspraken in de gemeenten en leveren hun eigen bijdrage.

De huurdersorganisaties gaven in 2018 gevraagd en ongevraagd advies over:

  • complexmatige verkoop woningen;
  • de Huurverhoging 2018;
  • het Jaarverslag 2017;
  • het Jaarplan 2019 en daarin opgenomen begroting 2019;
  • de voorgenomen biedingen voor de prestatieafspraken 2019;
  • de wijziging Statuten Elkien;
  • servicekosten ten behoeve van zonnepanelen;
  • De release woonruimtebemiddelingssysteem;
  • Het woninglastenbeleid;
  • De zienswijze complexmatige verkoop complexen in gemeenten Smallingerland, Tytsjerksteradiel en Leeuwarden;
  • Het vervallen van administratiekosten bij nieuwe verhuringen.
  • woningverbeterings- en sloopnieuwbouwprojecten:
    • woningverbetering 81 woningen in Makkum;
    • woningverbetering 6 woningen Makkum;
    • woningverbetering 37 woningen Bolsward;
    • woningverbetering 76 woningen De Vlecke Gorredijk;
    • woningverbetering 50 appartementen De Miente Gorredijk;
    • woningverbetering 22 woningen Woudsend;
    • woningverbetering 35 woningen IJlst;
    • woningverbetering 13 appartementen Oosterkade/De Tuinen Leeuwarden;
    • woningverbetering 50 appartementen De Dulf Leeuwarden;
    • woningverbetering 39 woningen Hofwijck Leeuwarden;
    • woningverbetering 12 woningen Uitwellingerga;
    • woningverbetering 21 woningen Oppenhuizen;
    • woningverbetering 34 woningen Heeg;
    • sloop/nieuwbouw 52 woningen Sinnebuorren Akkrum;
    • sloop/nieuwbouw 43 woningen Rakswal/Utwei Akkrum;
    • sloop/nieuwbouw 42 woningen Componistenbuurt Leeuwarden.

Leefbaarheid

Investeren in leefbaarheid vraagt om voortdurend afwegen en kiezen. Uitgangspunt voor Elkien is dat de huurders prettig wonen en zich in een buurt/woning thuis voelen. Wat “prettig wonen” is, bepalen de bewoners zelf. In 2018 droeg Elkien volop bij aan het versterken van de leefbaarheid in buurten en wijken. Dit alles binnen de kaders van de Woningwet.

Gemeente Directe uitgaven Toegerekende organisatiekosten Totaal
(bedragen x € 1.000)      
Leeuwarden 340 681 1 021
Súdwest-Fryslân 194 322 516
Opsterland 77 105 182
Heerenveen 28 26 54
Tytsjerksteradiel - - -
De Fryske Marren - - -
Totaal 639 1 134 1 773

Bewoners maken hun wensen en behoeften ten aanzien van leefbaarheidsinitiatieven kenbaar in de bewonersoverleggen. Ook komen initiatieven naar voren tijdens buurtschouwen en via de overleggen van de wijkenaanpak. Vaak zijn de initiatieven  een combinatie van sociale en fysieke projecten. Overlast bestrijden is ook onderdeel van leefbaarheid. Mocht in een buurt de sfeer niet goed zijn; de overlast toenemen, dan treedt Elkien op. Dat kan op buurt- of complexniveau, maar ook door achter-de-voordeur-aanpak. Elkien heeft naast de aanpak van overlast en investeringen in leefbaarheid het project De Buur(t) Versterkt.

De Buur(t) Versterkt

Het project De Buur(t) Versterkt is net als de leefbaarheid gericht op veiligheid en netheid van buurten met als aanvulling het bevorderen van de sociale cohesie in een straat of buurt. Het gaat met name om de inzet van bewoners zelf. De uitdaging is om te achterhalen welke behoeften er zijn onder de bewoners en hoe Elkien de leefbaarheid in de buurten kan vergroten. De bewoners kunnen een (financiële) aanvraag indienen voor collectieve projecten binnen bezit van Elkien. Als tegenprestatie verwacht Elkien dat er voldoende draagvlak is onder de bewoners en dat men zelf ook de handen uit de mouwen steekt om het project te realiseren. Vervolgens kan Elkien faciliteren en eventueel budget verlenen aan projecten die meetbaar tot een positief resultaat leiden in de buurten.

In 2018 zijn 28 projecten aangevraagd en gerealiseerd in het kader van De Buur(t) Versterkt.

Wijk en gebiedsteams

De samenwerking tussen Elkien en de wijk- en gebiedsteams is uitstekend, met name bij het gezamenlijk oppakken van meervoudige probleemsituaties en het voorkomen van huisuitzettingen. Gezamenlijk een huisbezoek afleggen is daarin een belangrijke stap. Het wijk- of gebiedsteam heeft de regie en zet de lijnen uit. Daarbij is het uitgangspunt: één plan met één hulpverlener per gezin. Mocht de zaak niet tot het gewenste effect leiden of de veiligheid is in het geding, dan wordt de regie overgedragen aan het Veiligheidshuis Fryslân.

We merken dat de wijk- en gebiedsteams onder druk staan. Doordat de wijk- en gebiedsteams de zorg ook indiceren ligt er meer druk op de sociaal werkers. Het wijkwerk en onze hulpvragen kennen daardoor een wachtlijst.

Prettig wonen

Prettig wonen betekent onder andere je veilig voelen in je straat, buurt of gemeente. We werken samen met politie, gemeente en sociale gebiedsteams aan verbetering van de leefbaarheid en de aanpak van overlastsituaties. De huisvesting van bijzondere doelgroepen is een belangrijk thema in onze gesprekken met maatschappelijke partijen. De rol- en taakopvatting van Elkien is duidelijk: wij werken samen met anderen om problematische huishoudens te begeleiden, zodat zij beter in staat zijn hun eigen leven te organiseren en het woongenot van anderen niet te verstoren.

In de algemene huurvoorwaarden van Elkien is opgenomen dat de huurder de omwonenden geen overlast mag bezorgen. Ook staat er in dat de verhuurder de huurder een prettig woongenot dient te bieden. De huurder die een beroep doet op zijn woongenot door een melding in te dienen over de buren vanwege overlast, kan Elkien vragen om bemiddeling. De bemiddeling houdt in dat er een gesprek wordt georganiseerd tussen melder en veroorzaker. Bij aanhoudende klachten zoekt Elkien de samenwerking met de wijkagent of de wijk-/gebiedsteams.

Huurders kunnen op verschillende manieren melding maken van hinder en overlast. Elkien hanteert een klantvolgsysteem waarin alle contactmomenten worden vastgelegd. Mocht een melding leiden tot bemiddeling dan wordt hiervan een dossier aangelegd.

In 2018 hebben de adviseurs Bewonerszaken bijna 2.400 keer contact gehad met bewoners over overlast en leefbaarheid. Daarvan zijn in totaal  894 (2017: 881) dossiers aangelegd. De meest voorkomende meldingen gaan over geluidsoverlast, vervuiling en verwarde personen.

Hennepconvenant

Elkien werkt al jaren samen met gemeenten, politie en andere partijen, zoals nutsbedrijven om illegale hennepteelt aan te pakken. De afspraken hierover zijn vastgelegd in het Hennepconvenant. Dit convenant maakt het mogelijk om onderling informatie te delen om de kwekers aan te pakken. Door de ondertekening van het convenant is het mogelijk om als partijen onderling informatie te delen om de kwekers aan te pakken en daarmee overlast en gevaarlijke situaties terug te dringen. In 2018 zijn binnen het bezit van Elkien 16 hennepkwekerijen ontmanteld. De bewoners zijn vervolgens gesommeerd de woning te verlaten. In nog eens drie gevallen is een waarschuwing uitgedeeld nadat geconstateerd was dat er planten in de tuin gekweekt worden. Het aantal planten was daarbij te beperkt om actie te kunnen ondernemen.

Ontruimingen

Het voorkomen en vroegtijdig oplossen van huurachterstanden is essentieel in het voorkomen van probleemsituaties en huisuitzettingen. Elkien zoekt daarom in een vroegtijdig stadium contact met de huurder om de oorzaak van een betalingsachterstand te bespreken. Daarbij wordt indien nodig de samenwerking met de wijk- en gebiedsteams gezocht. In enkele gevallen komt het voor dat er geen mogelijkheden zijn om de achterstand in te lopen en wordt middels een gerechtelijke procedure de huurovereenkomst ontbonden. Naast huisuitzettingen op basis van huurachterstanden, vond dit jaar ook een ontruiming naar aanleiding van overlast plaats.

Aantal ontruimingen

Aantal ontruimingen
Jaar Ontruimingen Bijzonderheden
2018 22 1 overlast, 16 hennep
2017 25 1 overlast, 1 onrechtmatige bewoning en 6 hennep
2016 28 1 hennep
2015 32 1 overlast
2014 31 2 overlast
2013 34 1 overlast

Klachtbehandeling

Jaarlijks zijn er huurders die een klacht indienen bij de Klachtencommissie van Elkien. Als dat gebeurt, proberen wij de klacht altijd eerst in overleg met de desbetreffende huurder(s) op te lossen. Lukt dit niet, dan handelt de Klachtencommissie dit geschil verder af. In totaal zijn er 16 klachten door Elkien zelf afgehandeld. In 2018 heeft de Klachtencommissie géén klachten behandeld.

De Klachtencommissie bestond in 2018 uit de heer Roescher (Leeuwarden, voorzitter), de heer Van de Werf (Heerenveen) en mevrouw Holwerda (Harlingen). De Klachtencommissie werkt volgens een reglement dat in samenwerking met de huurdersorganisaties is opgesteld. Vanaf 2019 bestaat er een Provinciale Klachtencommissie, waarbij nagenoeg alle Friese corporaties zijn aangesloten. Het regelement van de Provinciale Klachtencommissie is met de huurdersorganisaties opgesteld. Ook zijn de leden van de Provinciale Klachtencommissie gezamenlijk geworven. De Klachtencommissie van Elkien is per 31 december 2018 opgeheven.

 

Overzicht klachten 2016 tot en met 2018

2016:     7 klachten             -              0 behandeld door Klachtencommissie

2017:     17 klachten           -              1 behandeld door Klachtencommissie

2018:     16 klachten           -              0 behandeld door Klachtencommissie

 

Wonen en zorg

Binnen het prestatieveld ‘Wonen en Zorg’ kiezen wij voor activiteiten die dicht bij onze verantwoordelijkheid en kerntaken liggen. Zo dragen wij via ons vastgoed en via samenwerking met partners bij aan het welzijn van de groeiende groep ouderen. Wij investeren in onze woningen voor de bewoners en in huisvesting van de organisaties die zorgcliënten bedienen. Elkien neemt geen verantwoordelijkheden op het gebied van zorg en welzijn over. Elkien investeert wel in samenwerking met partijen die willen investeren in het sociaal domein.

Ontwikkelingen

De extramuralisering van zorg verlenende organisaties wordt zichtbaar voor Elkien. De toestroom in onze reguliere huurwoningen is vergroot. Elkien heeft meer zorgbehoevende huurders. Elkien heeft daarnaast steeds meer te maken met huurders met verward gedrag. Elkien heeft namens de Friese corporaties zitting in de adviesraad van het Veiligheidshuis om de lijnen korter te krijgen. Daarnaast is in overleg met het Veiligheidshuis het project Onconventioneel Wonen opgestart. Met Onconventioneel Wonen wil Elkien huurders die moeite hebben om overlast gevend gedrag aan te passen, een volwaardige woonplek bieden zodat iedere huurder naar tevredenheid kan wonen. Elkien heeft het besluit genomen om een pilot te starten voor deze doelgroep en deze aan te bieden aan gemeenten. Tevens is dit onderwerp geborgd in de prestatieafspraken. Inmiddels zijn er met meerdere gemeenten gesprekken over locaties.

Nultredenwoningen

Elkien verhuurt woningen waar andere zorginterventies eenvoudig mogelijk zijn, zoals nultredenwoningen en aanleunwoningen. Op 31 december 2018 hadden wij 6.466 nultredenwoningen in bezit.

Multifunctionele accommodaties

Multifunctionele accommodaties spelen een belangrijke rol in de leefbaarheid van dorpen en wijken. Ze zijn de centrale plek voor groepsactiviteiten in een dorp of wijk en daarmee ook dé plek waar inwoners elkaar ontmoeten. In januari 2018 is het multifunctionele gebouw ten behoeve van huurders in de aanleunwoningen in Gorredijk opgeleverd. Hiermee heeft Elkien samen met stichting ZuidOostZorg een alternatief voor het verzorgingshuis dat gesloopt is, geboden. In de gemeente SúdWest-Fryslân is Elkien in gesprek met stichting Patyna en de gemeente om wonen met zorg te organiseren, door middel van het maken van sociale bestemmingsplannen. Randvoorwaarde hierbij is dat de bevolking hieraan een bijdrage levert. In de gemeente Heerenveen is Elkien in gesprek met de gemeente en stichting Leppehiem om beter te gaan samenwerken in het opvangen van de extramuralisering. Ook met stichting Palet, in de gemeente Leeuwarden, heeft Elkien hierover overleg.

Stichting GEEF

Stichting GEEF staat voor Gezondheid-, Expertise- en Educatiecentrum Friesland. Stichting GEEF is in 2007 opgericht door drie partijen: de KwadrantGroep, De Friesland Zorgverzekeraar en Elkien. Inmiddels heeft stichting GEEF 18 participanten. Vanuit stichting GEEF participeert Elkien in het opstellen van de Zorgatlas, tezamen met 12 andere corporaties en 10 zorgorganisaties. In de Zorgatlas wordt in kaart gebracht hoe het veranderende landschap van zorgvastgoed in vraag en aanbod er uit ziet. Daarnaast levert Elkien in dit verband kennis ten behoeve van de ontwikkeling van expertise en innovatieve diensten en producten die te maken hebben met domotica, (zorg)technologie en ziektepreventie voor senioren.

Samenwerking met stichting Patyna

De samenwerking met de stichting Patyna, vooral werkzaam in Súdwest-Fryslân, is vastgelegd in een overeenkomst en er is een lijst van projecten en gebiedsontwikkelingen waar wij gezamenlijk aan werken.

Financiële continuïteit

Elkien is een financieel gezonde organisatie en dat houden we graag zo. Wij zetten ons geld in voor het uitvoeren van onze kerntaak: de verhuur van betaalbare, duurzame woningen voor mensen met een bescheiden inkomen.

 Financiële sturing

Bij Elkien is financiële sturing gericht op het bereiken van de primaire doelen. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:

  • de financiële continuïteit van Elkien;
  • de optimale financieringsstructuur en daaruit voortvloeiende rentekosten, gebaseerd op het gewenste risicoprofiel;
  • efficiëntie van bedrijfsvoering.          

 Continuïteit

Financiële continuïteit is belangrijk voor het waarmaken van onze doelstellingen. Geld is daarbij onmisbaar. Om financieel gezond te blijven voert Elkien een actief financieel beleid met betrekking tot de kasstromen in de komende tientallen jaren. De samenhang tussen huurontwikkeling, bedrijfskosten, heffingen en rentekosten, gerelateerd aan de investeringsvolumes, speelt daarbij een belangrijke rol. De begroting 2019, de meerjarenbegroting 2019-2023 en de periode daarna  staan in het teken van beheersing van inkomsten en uitgaven.

Om de huurverhoging zo laag mogelijk te houden beperken we waar mogelijk onze eigen bedrijfskosten. ‘Geen verrassingen’, is daarbij het devies. Daarom monitoren we onze uitgaven en houden ons ‘huishoudboekje’ in alle opzichten goed in de gaten. Dit doen wij onder andere door iedere twee maanden hierover te rapporteren, zowel intern als ook aan de Raad van Commissarissen. De meerjarenbegroting 2019-2023 monitoren wij aan de hand van de parameters in het financieel sturingskader en dit bepaalt mede de koers voor het meerjarige beleid op het gebied van huur, onderhoud, bedrijfskosten en de transformatie van de vastgoedportefeuille. Het financieel sturingskader dat Elkien hanteert richt zich erop om minimaal aan de eisen te voldoen die de Autoriteit woningcorporaties (Aw) en het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) stellen. Bovenop deze minimale financiële normen van deze externe toezichthouders hanteert Elkien een marge om risico’s te kunnen opvangen.

Beoordeling toezichthouders

Autoriteit Woningcorporaties (Aw)
De Aw beoordeelt de financiële situatie van woningcorporaties op zes terreinen die van invloed zijn op de financiële continuïteit van een corporatie. Dit betreft:

- kwaliteit van de financiële verantwoording;

- behoud van maatschappelijk gebonden vermogen;

- financieel risicobeheer;

- liquiditeit;

- solvabiliteit;

- draagkracht vermogen.

De Aw heeft het volgende aangegeven in haar brief d.d. 14 februari 2019:

“Aan de hand van nieuwe verantwoordingsinformatie (dVi 2017), en andere beschikbare informatie heeft de Aw voorafgaande aan de beoordeling een risicoselectie uitgevoerd. Op basis van deze selectie zal de Aw een deel van de corporaties niet nader onderzoeken of slechts beperkt onderzoeken (alleen op rechtmatigheid en leefbaarheid).
Op basis van deze risicogerichte benadering zie ik geen aanleiding uw corporatie integraal te onderzoeken. Wel heb ik op basis van de verantwoording in de dVi 2017 uw corporatie specifiek onderzocht op het toezichtterrein rechtmatigheid en leefbaarheid. Ik heb u in dat kader vragen gesteld over sponsoring, leefbaarheidsuitgaven en prestatieafspraken met de gemeenten over leefbaarheid. U heeft deze vragen naar behoren beantwoord en ik heb kunnen vaststellen dat er geen sprake is van onrechtmatigheden op de genoemde punten.”

Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW)                                                                                              

Elkien voldoet aan de kredietwaardigheidstoets die het WSW eist voor borging van financiering.

 Besteding middelen in het belang van de volkshuisvesting

Wij hebben onze middelen in 2018 uitsluitend besteed in het belang van mensen met een laag inkomen in ons werkgebied door te zorgen voor betaalbare, goede huisvesting. Daarnaast droegen we bij aan terugdringing van het tekort op de rijksbegroting en hielpen we de (financiële) problemen van andere sociale verhuurders in Nederland op te lossen.

Marktwaarde en beleidswaarde

Elkien waardeert haar vastgoed op basis van de marktwaarde in verhuurde staat. Deze waardering geeft naar onze mening een goed inzicht in de reële waarde van het vastgoed (en dus ook in onze vermogenspositie). 

Het jaar 2018 kenmerkt zich door een wederom sterk aangetrokken woningmarkt ten opzichte van 2017. Zowel in de koop- als huurmarkt blijft een toenemende interesse bestaan. Voor de woningportefeuille van Elkien heeft dit tot een stijging van de marktwaarde in verhuurde staat gezorgd. De totale waarde van de portefeuille is met € 215 miljoen gegroeid naar een waarde van € 1.787 miljoen Dit betreft een waardegroei van 14%.

Deze positieve waardeontwikkeling is vooral het gevolg van een verder aangetrokken koopmarkt, waarin de toegenomen vraag en krapte resulteren in een leegwaarde groei van de vastgoedportefeuille. De lage rentestand is hier mede een bepalende factor in.

De huurprijsontwikkeling van het sociale vastgoed heeft een neerwaartse invloed gehad op de waardeontwikkeling. Hoewel de ontwikkeling van de contracthuur positief is, blijft deze achter ten opzichte van 2017 door een gematigde huurverhoging en passend toewijzen. Hiermee wordt evenwel invulling gegeven aan onze maatschappelijke taak op het gebied van betaalbaarheid.

Met ingang van 2018 is ook het waardebegrip beleidswaarde geïntroduceerd. Waar de marktwaarde in verhuurde staat inzicht geeft in de waarde voor een belegger, geeft de beleidswaarde aan welke “beklemming” ligt op deze waarde gegeven de sociaal maatschappelijke verantwoordelijkheden die een woningcorporatie heeft. In de beleidswaarde wordt rekening gehouden met afslagen voor betaalbaarheid, beschikbaarheid, kwaliteit en beheer.  Achtergrond hiervan is dat een woningcorporatie andere keuzes maakt ten aanzien van het onderhouden, beheren en verhuren van het bezit dan een belegger zou doen. Het verschil tussen de marktwaarde in verhuurde staat en de beleidswaarde is te beschouwen als de maatschappelijke bijdrage die een woningcorporatie doet. Voor Elkien betekent dit een verschil van € 503 miljoen (marktwaarde in verhuurde staat € 1.787 miljoen en beleidswaarde € 1.284 miljoen). Omdat de beleidswaarde als nieuw waardebegrip is geïntroduceerd en de uitkomsten geëvalueerd worden door WSW en Aw in samenspraak met de woningcorporaties, zal dit waardebegrip en de uitwerking en uitkomst de komende jaren steeds meer betekenis krijgen. Mogelijke onzekerheden in de uitgangspunten, die samenhangen met de verdere ontwikkeling van dit waardebegrip, kunnen leiden tot aanpassingen in de komende jaren. Hiervan kan de volgende afbeelding worden gegeven die ook wel de “waterval” (van marktwaarde naar beleidswaarde) wordt genoemd:

De beleidswaarde wordt bepaald door op vier aspecten aanpassingen door te voeren in de uitgangspunten van de bepaling van de marktwaarde. De (lagere) waarde die ontstaat is de beleidswaarde.

  1. In de bepaling van de beleidswaarde wordt uitgegaan dat de verhuureenheden beschikbaar dienen te blijven voor de doelgroep.
  2. In de stap beschikbaarheid wordt  ervan uitgegaan dat het bezit niet wordt verkocht.
    Voor de betaalbaarheid wordt ten behoeve van het passend toewijzen een lagere streefhuur gehanteerd dan in de markt mogelijk is. Dit betreft een aanpassing op de betaalbaarheid. In de beleidswaarde wordt daarnaast rekening gehouden met het feit dat Elkien een hogere kwaliteitsstandaard hanteert dan een belegger.
  3. De hogere onderhoudskosten die wij daarvoor kwijt zijn geven een afslag voor kwaliteit.
  4. Tenslotte is er nog een afslag voor de hogere beheerkosten die Elkien maakt. Door efficiënt te werken proberen wij deze kosten zo laag mogelijk te houden en daarmee deze afslag te beperken.

Als deze vier afslagen zijn gecorrigeerd op de marktwaarde geeft dat een beleidswaarde van Elkien ultimo 2018 van € 1.284 miljoen.

Het jaar 2019 is een overgangsjaar naar een definitief normenkader. De uitkomsten van de beleidswaarde in het jaarverslag 2018 van alle corporaties zal voor de Aw en WSW als input dienen om een definitieve sectornorm voor de LTV en de solvabiliteit vast te stellen. WSW en de Aw hebben aangegeven dat voor 2019 de voorlopige norm voor de LTV 75% blijft en voor de solvabiliteit 20%.

Overigens heeft, ten behoeve van de introductie van de beleidswaarde, de Aw en het WSW per 31 oktober 2018 een uitvraag gedaan aan alle woningcorporaties ten aanzien van de beleidswaarde per 31 december 2017. Ook Elkien heeft hieraan meegewerkt. Per ultimo 2017 bedroeg de beleidswaarde € 1.219 miljoen. Zoals hierboven weergegeven bedraagt deze beleidswaarde per ultimo 2018 € 1.284 miljoen. Derhalve een toename van € 65 miljoen oftewel 5%. Zoals gezegd is de marktwaarde in verhuurde staat toegenomen met 14%, terwijl de beleidswaarde minder sterk (met 5%) toeneemt. Belangrijkste verklaring hiervoor is dat de marktwaarde wordt bepaald door de hoogste waarde: de marktwaarde ingeval van doorexploiteren of de marktwaarde ingeval van uitponden/verkopen. In de beleidswaarde wordt ervan uitgegaan dat het bezit blijvend wordt geëxploiteerd. De leegwaarde heeft een belangrijke invloed in de marktwaarde. Dit betekent dat de toename van de marktwaarde (14%) substantieel hoger ligt dan de toename van de beleidswaarde (5%).  

Investeringen

Kader vastgoedprojecten

Bij investeringen in vastgoedprojecten kijken we of ze passen binnen de plannen voor de ontwikkeling van de portefeuille (die we met onze stakeholders hebben afgestemd) en of deze projecten geld (gaan) opleveren. Daarmee bedoelen we niet dat we het onderste uit de kan willen halen of gaan voor maximaal rendement, maar wel dat we een financiële ondergrens formuleren om zeker te weten dat we én voldoende goede sociale huurwoningen beschikbaar hebben én altijd genoeg armslag hebben om de financiële continuïteit van Elkien blijvend te garanderen.

Overzicht onrendabele investeringen

Bij nieuwbouw van een woningcomplex spreken we van een onrendabel deel wanneer de marktwaarde van de stichtingskosten lager is dan het geïnvesteerde bedrag. Dit onrendabele deel brengen we als bijzondere waardeverandering in mindering op de boekwaarde van het betreffende complex. 

Overzicht onrendabele investeringen 2018 (x € 1.000)

Overzicht onrendabele investeringen 2018 (x € 1.000)
   
Overzicht onrendabele investeringen 2018 (x € 1.000)  
Onrendabele investeringen woningverbeteringen 59 059
Onrendabele investering nieuwbouw grondquote 4 989
Oplevering nieuwbouw 2018 67
Opleveringen nieuwbouw na 2018 4 152
Totaal onrendabele investeringen 68 267

Liquiditeitsrisico’s en derivaten beheersbaar

Elkien koos in het verleden voor het gebruik van derivaten. Dit zijn zogeheten renteswaps die gekoppeld zijn aan langlopende leningen. De renteswaps zorgen ervoor dat we langjarig een stabiele en lage rente betalen. Dit is belangrijk omdat we het vastgoed waarin we investeren minimaal 50 jaar moeten financieren. Onverwachte rentestijgingen kunnen de continuïteit van de corporatie in gevaar brengen. Met renteswaps beschermen we ons daartegen. We weten dus waar we aan toe zijn en voorkomen zo verrassingen. Speculatie met renteswaps is – ook in ons Treasurystatuut – uitgesloten. 

Het gebruik van veel renteswaps kent een liquiditeitsrisico; namelijk dat bij rentestijgingen en rentedalingen over en weer liquiditeiten gestort moeten worden tussen Elkien en de betreffende bank. Dit zijn de zogenaamde margin calls. Elkien kan in het kader van het managen van dergelijke risico’s aanspraak maken op een ruime faciliteit. De totale faciliteit waar Elkien op ieder moment aanspraak op kan maken bedraagt € 158 miljoen. Het bedrag dat daadwerkelijk is aangesproken, de zogenoemde margin calls, bedraagt per 31 december 2018 € 32 miljoen.  

Uit oogpunt van liquiditeitsrisico hanteert de Aw een stresstest van 1% en van 2% op de actuele marktrente. De 2% stresstest is onderdeel van de regelgeving die is uitgevaardigd door het Ministerie BZK en op 1 oktober 2012 van kracht werd.

Dit betekent dat Elkien aanspraak kan maken op een faciliteit om te kunnen voldoen aan haar margin call verplichtingen (het storten van onderpand) als de rente met 1% punt dan wel 2%punten daalt. Elkien voldeed gedurende geheel 2018 zowel aan de stresstest van 1%, als van 2%.

Ontwikkelingen 2018

Resultaat

Het resultaat over 2018 is € 193,8 miljoen positief. Dit bedrag wordt toegevoegd aan het eigen vermogen.

Financiële ratio's

Financiële ratio's
Financiële ratio’s WSW-Norm Elkien-Norm 2018 2017
Interest Coverage Ratio (ICR) > 1,4 > 2,0 2,6 2,7
Loan to Value (o.b.v. beleidswaarde) < 75% < 70% 45% 49%
Loan to Value (o.b.v. marktwaarde) n.v.t. < 60% 33% 38%
Solvabiliteit (o.b.v. bedrijfswaarde) > 20% > 30% 26% 29%
Solvabiliteit (o.b.v. marktwaarde) n.v.t. > 50% 63% 59%
Dekkingsratio < 50% < 40% 26% 29%
Efficiency ratio n.v.t. < 50% 44% 43%

Onderstaande tabel geeft het kasstroomoverzicht weer. 2018 is gebaseerd op de jaarrekening 2018; de jaren 2019 tot en met 2023 zijn gebaseerd op het Jaarplan 2019 inclusief meerjarige doorkijk.

Kasstroomoverzicht

Kasstroomoverzicht
Kasstroomoverzicht Jaarrekening Meerjarenbegroting 2019-2023        
Bedragen x € 1.000 2018 2019 2020 2021 2022 2023
Huurbaten  115 837   116 745   117 616   119 187   120 222   121 239 
Vergoedingen servicekosten  5 867   5 290   5 295   5 301   5 283   5 260 
Overige bedrijfsopbrengsten  209   304   304   305   304   302 
Renteontvangsten  1 616  0 0 0 0 0
Totaal operationele ontvangsten  123 528   122 339   123 215   124 793   125 809   126 801 
             
Personele lasten  11 574   11 971   12 052   12 124   12 144   12 151 
Instandshoudingsonderhoud  21 165   25 329   25 265   25 322   25 154   25 232 
Overige bedrijfslasten  17 996   19 729   19 756   19 785   19 734   19 662 
Leefbaarheid  615   656   657   657   655   652 
Lasten servicecontracten  4 665   4 999   5 003   5 009   4 993   4 971 
Rente uitgaven  22 464   19 834   19 559   19 390   19 903   20 116 
Heffingen  12 012   10 889   11 222   11 653   11 689   11 003 
Vennootschapsbelasting 0 0 0 0 0 0
Totaal operationele uitgaven  90 491   93 407   93 512   93 941   94 271   93 787 
             
Totaal operationele kasstroom  33 037   28 932   29 703   30 852   31 538   33 014 
             
Verkoopopbrengsten bestaand bezit  47 199   61 022   57 050   44 384   63 572   38 603 
Verkoopopbrengsten kavels en BOG  913   2 230   1 218   288   540   724 
Verkoopkosten  ‑1 261   ‑1 696   ‑1 555   ‑1 339   ‑1 639   ‑1 148 
Totaal ontvangsten investeringsactiviteiten  46 852   61 556   56 712   43 333   62 473   38 179 
             
Nieuwbouw huurwoningen  25 618   19 054   39 510   46 452   52 500   55 774 
Woningverbetering  59 090   49 721   25 443   27 725   33 526   28 550 
Sloopuitgaven  1 001   2 192   3 649   3 647   4 199   4 380 
Aankoop  2 335  0 0 0 0 0
Overige investerings kasstromen  1 258   1 785   1 821   1 857   1 903   1 951 
Mutatie deelnemingen 0  ‑886  0 0 0 0
Des- investeringen FVA  ‑20 840  0 0 0 0 0
Totaal uitgaven investeringsactiviteiten  68 462   71 866   70 422   79 681   92 128   90 655 
             
Totaal kasstroom investeringsactiviteiten  ‑21 610   ‑10 310   ‑13 710   ‑36 348   ‑29 655   ‑52 476 
             
Nieuwe leningen  82 216   7 500   7 500   17 146   11 725   29 323 
Aflossing leningen  102 324   23 720   17 700   23 295   13 394   10 218 
Totaal kasstroom financieringsactiviteiten  ‑20 108   ‑16 219   ‑10 200   ‑6 149   ‑1 669   19 105 
             
Mutatie in liquide middelen  ‑8 681   2 403   5 793   ‑11 645   214   ‑357 
Stand Liquide middelen 01-01  19 900   11 219   13 622   19 415   7 769   7 983 
Stand Liquide middelen 31-12  11 219   13 622   19 415   7 769   7 983   7 626 

Resultatenrekening 2018

De grootste afwijkingen in het resultaat over 2018 ten opzichte van de begroting worden in de onderstaande tabel weergegeven. Voor een goede beoordeling van de cijfers over 2018 wordt onderscheid gemaakt tussen resultaten uit hoofde van de bedrijfsvoering en resultaten die worden (mede) worden bepaald door verslaggevingsregels.

Resultatenrekening categoriaal 2018 (bedragen x € 1.000)

  Jaarrekening 2018 Jaarplan 2018 Verschil
Huuropbrengsten  116 398   116 506   ‑108 
Opbrengsten servicecontracten  5 084   5 165   ‑81 
Netto verkoopresultaat bestaand bezit  9 735   8 914   821 
Overige bedrijfsopbrengsten  209   290   ‑81 
Totaal opbrengsten  131 426   130 875   551 
       
Afschrijvingen activa ten dienste van exploitatie  2 380   1 976   404 
Overige waardeveranderingen  68 633   56 947   11 686 
Lonen en salarissen, sociale lasten & pensioenen  10 380   11 384   ‑1 004 
Onderhoudslasten  22 313   21 961   352 
Lasten servicecontracten  4 664   5 120   ‑456 
Leefbaarheid  639   602   37 
Overige bedrijfslasten  29 953   31 488   ‑1 535 
Totaal bedrijfslasten  138 962   129 478   9 484 
       
Rentelasten en soortgelijke kosten  22 105   23 120   ‑1 015 
Totaal financiele baten en lasten  22 105   23 120   ‑1 015 
       
Ongerealiseerde waardeverandering  240 516   24 947   215 569 
       
Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening voor belasting  210 876   3 224   207 652 
Belastingen resultaat  17 101  0  17 101 
Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening na belasting  193 775   3 224   190 551 

(Bedragen x € 1.000) Jaarrekening 2018 Jaarplan 2018 Verschil Totaal
         
Resultaat Jaarplan 2018        3 224 
         
Bedrijfsvoering        
Huuropbrengsten  116 398   116 506   ‑108   
Netto verkoopresultaat vastgoedportefeuille  9 735   8 914   821   
Lonen en salarisssen  10 380   11 384   1 004   
Instrandhoudings onderhoud  22 313   21 961   ‑352   
Rentelasten en soortgelijke kosten  20 539   23 120   2 581   
Overige bedrijfslasten  35 256   37 210   1 954   
Afschrijvingen op materiële vaste activa  2 380   1 976   ‑404   
Diverse kleine verschillen      ‑163   
         5 334 
Verslaggeving        
Overige waardeveranderingen materiale vaste activa en vastgoedportefeuille  68 633   56 947   ‑11 686   
Niet-gerealiseerde waardeveranderingen vastgoedportefeuille  240 516   24 947   215 569   
Embedded derivaten als onderdeel van de rente lasten  1 566  0  ‑1 566   
Belastingen  17 101  0  ‑17 101   
         185 217 
Resultaat Jaarrekening 2018        193 775 

Interne beheersing en risicomanagement

Bij Elkien hebben we voortdurend aandacht voor onze interne beheersing. Hiervoor gebruiken wij een integrale set aan maatregelen; ons management control systeem.

De spelregels die we hanteren binnen Elkien hebben we vastgelegd in ons toezichts- en toetsingskader. De kern van dit systeem is de planning & controlcyclus van Elkien aangevuld met het risicomanagement.

Onze financiële positie beoordelen we voortdurend. Hiertoe hanteren we in ons financieel sturingskader parameters die volgens ons nodig zijn voor een gezonde bedrijfsvoering op lange termijn. Deze eigen parameters liggen hoger dan de eisen die de toezichthouders daaraan stellen, dit doen we om risico’s tijdig op te kunnen vangen. Bovendien werken we met een zogeheten ‘rolling window’, dat wil zeggen dat we steeds voor een periode van maximaal drie jaar harde verplichtingen aangaan, zodat we flexibel blijven en bij kunnen sturen indien nodig.

Risicomanagement op operationeel niveau is het dagelijkse risicobeheer in de processen en projecten. Dit zijn voornamelijk risico’s als gevolg van het falen van mensen, systemen of processen. We volgen dit met behulp van onze Risico Management Tool.

Strategische risico’s hebben een relatie met onze missie en strategische doelstellingen en vragen om maatwerk van directie en management. De belangrijkste strategische risico’s worden hieronder genoemd.

  • Financiële relatie met de overheid (wet- en regelgeving)

De financiële relatie tussen corporaties en overheid krijgt vorm door middel van belastingen, zoals de btw en de integrale belastingplicht voor de vennootschapsbelasting, de verhuurderheffing en saneringsheffing, maar ook door wetgeving rondom huurtoeslag en toewijzingsbeleid. De landelijke politiek heeft daarmee een belangrijke invloed op de mogelijkheid tot het uitvoeren van onze strategie. We anticiperen hierop door politieke ontwikkelingen nauwlettend te volgen en door ons gezonde financiële positie met risicobuffer continu te bewaken.

  • Demografische ontwikkelingen

De samenstelling van de bevolking en huishoudens wijzigt. Dit heeft gevolgen voor het type en de grootte van de benodigde woningen. Hierdoor lopen we het risico dat delen van het woningbezit niet meer aan de vraag voldoen. We zien voor Elkien extra risico's doordat in Friesland een verschuiving plaatsvindt van de plattelandsgebieden naar de stedelijke kernen. Hierdoor lopen we het risico op een toenemende leegstand in de krimp-gebieden. We spelen hier op in door het herijken van onze portefeuilleplan op basis van een analyse van de markt, de omgeving en ons bezit in combinatie met de financieel-economische ontwikkelingen.

  • Afhankelijkheid van verkoopopbrengsten

Het verduurzamen van de hele kernvoorraad is kostbaar en wordt deels gefinancierd door verkopen in de gebieden waar wij op termijn krimp verwachten. In het nieuw vast te stellen portefeuilleplan willen we de financiering van duurzaamheidsprojecten minder afhankelijk maken van de verkoopambitie, door de geprognosticeerde verkopen te verlagen en de duurzaamheidsuitgaven meer te faseren.

  • Funderingsproblematiek als gevolg van bodemdaling

Door de bodemdaling die in grote delen van ons land optreedt ontstaat het risico op funderingsproblemen zoals scheuren en verzakkingen van woningen. De funderingsproblematiek is verergerd door de ernstige droogte in 2018. Daardoor klinkt de bodem op een aantal plaatsen in het land verder in, met name in klei- en veengebieden. Ook de huurwoningen in bezit van Elkien kunnen te maken krijgen met funderingsproblemen. Daarom wordt in 2019 een inventarisatie gedaan van mogelijke problemen en te treffen maatregelen.

  • Financiering en Treasury

Elkien koos in het verleden voor het gebruik van derivaten. Dat zijn zogeheten renteswaps die gekoppeld zijn aan leningen, zodat we langjarig een stabiele lage rente betalen. Dit is belangrijk omdat we vastgoed waarin we investeren minimaal 50 jaar moeten financieren. Onverwachte rentestijgingen kunnen de continuïteit van de corporatie in gevaar brengen. Met swaps beschermen we ons daartegen.

Op een deel van deze swaps is een ‘Credit Support Annex’ (CSA) van toepassing. Dit brengt een liquiditeitsrisico met zich mee, namelijk dat bij rentestijgingen en -dalingen over en weer liquiditeiten gestort moeten worden tussen Elkien en derivatenbanken. Elkien houdt voldoende liquiditeitsbuffers aan voor dergelijke situaties. Uit oogpunt van liquiditeitsrisico hanteert de Autoriteit Woningcorporaties een stresstest van 1% en van 2% op de actuele marktrente. Elkien heeft in 2018 ruimschoots voldaan aan de 2% stresstest. In aanvulling hierop is in 2018 circa een kwart van de renteswapportefeuille doorgezakt in leningen. Door deze herstructurering is het liquiditeitsrisico fors verminderd en kon de liquiditeitsbuffer deels worden afgebouwd.

Elkien verwacht voor de komende jaren een stabiele ontwikkeling van de leningenportefeuille door het beroep op interne financiering. Elkien voldoet aan de kredietwaardigheidstoets die het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) eist voor borging van financiering. In ons financieel sturingskader hanteren wij bovenop de minimale financiële normen van externe toezichthouders een veilige marge om risico’s te kunnen opvangen. Voor de borgbaarheid van de financiering beoordeelt het WSW, naast de financiële ratio’s, het bedrijfsmodel aan de hand van het “Gezamenlijk Beoordelingskader Aw/WSW’. Elkien voert ook een eigen beoordeling uit aan de hand van dit kader en bespreekt de uitkomsten met het WSW.

  • Informatiebeveiliging

Het gebruik van nieuwe technologieën brengt cyber- en privacyrisico’s met zich mee. In aanvulling hierop leidt striktere regelgeving rondom privacy ertoe dat sterkere controle en bescherming van gegevensverwerking en opslag van persoonsgegevens nodig zijn. In 2018 heeft Elkien projectmatig en organisatiebreed alle benodigde maatregelen getroffen om tijdig te voldoen aan deze nieuwe regelgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming) die in werking trad op 25 mei 2018. Vanuit de Compliance commissie wordt er op toegezien dat er blijvende aandacht is voor bewustwording omtrent het belang van privacybescherming.

  • Financiële verslaglegging

Elkien heeft bij de bepaling van de belastinglast en -latenties in de jaarrekening een aantal standpunten ingenomen die bij de aangifte over de betreffende verslagjaren door de fiscus zullen worden getoetst. Deze standpunten kunnen mogelijk tot een discussie met de Belastingdienst leiden, met als gevolg dat de fiscale last over 2018 en voorgaande jaren nog wijzigingen ondergaan en belastinglatenties een andere waarde kennen.

Elkien heeft een bezwaarprocedure lopen tegen de correctie die de Belastingdienst heeft gemaakt ten aanzien van de  ingediende aangifte vennootschapsbelasting 2014. De correctie betreft de verwerking van de afkoop van derivatenposities in 2014. Elkien heeft de afkoopsommen fiscaal direct ten laste van het resultaat gebracht, de Belastingdienst is van mening dat deze afkoopsommen deels geactiveerd moeten worden om vervolgens hierop af te schrijven. Elkien heeft haar uitgangspunten gedegen onderbouwd en verwacht dat haar standpunt in beroep gevolgd wordt.

 

Corporate Governance

Op Elkien is de Governancecode Woningcorporaties 2015 van toepassing. Wij onderschrijven deze code en laten daarmee zien waar we voor staan en waarop we aanspreekbaar zijn. We laten ook zien dat we kwaliteit bieden en verantwoording willen afleggen aan de huurders binnen ons werkgebied. De Governancecode geeft richting aan de wijze waarop bestuur en Raad van Commissarissen functioneren en de wijze waarop zij verantwoording afleggen over hun resultaten.

De uitwerking

Elkien heeft de Governancecode Woningcorporaties uitgewerkt in:

  • de Integriteitscode;
  • de Klokkenluidersregeling;
  • de Reglementen voor de Raad van Commissarissen en zijn vaste commissies;
  • de Profielschets voor de Raad van Commissarissen;
  • de samenstelling Raad van Commissarissen (inclusief rooster van aftreden).

Al deze documenten zijn te vinden op www.elkien.nl.

Bestuur

De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het bestuur zijn in de statuten omschreven en nader uitgewerkt in het bestuursreglement. In het verslag Raad van Commissarissen staat informatie over de beloning van het bestuur en eventuele tegenstrijdige belangen.

In 2018 heeft een bestuurswisseling plaatsgevonden. Mevrouw Margriet Drijver is voor de periode van 1 juni 2017 tot 1 februari  2018 benoemd als interim directeur-bestuurder. Vanaf 1 februari 2018 is voor een periode van 4 jaar de heer Harro Eppinga in dienst getreden.

Nevenfuncties en lidmaatschappen

In 2018 oefende de interim bestuurder mevrouw Margriet Drijver de volgende nevenfuncties uit:

  1. eigenaar Drijver Advies en Toezicht te Rolde - 01-01-2018 t/m 31-12-2018 (bezoldigd);
  2. lid bestuur Stichting Geopark de Hondsrug te Borger - 01-01-2018 t/m 31-12-2018 (onbezoldigd);
  3. lid Raad van Toezicht Stichting Travers te Zwolle - 01-01-2018 t/m 31-12-2018 (bezoldigd) vanaf 01-04-2018 voorzitter;
  4. directeur-bestuurder Stichting Beter Wonen Vechtdal te Hardenberg - 15-02-2018 t/m 31-12-2018 (bezoldigd).

 In 2018 oefende de bestuurder de heer Harro Eppinga de volgende nevenfuncties uit:

  1. voorzitter RvC Rabo Noord en West Twente –01-01-2018 t/m 31-12-2018 (bezoldigd);
  2. lid RvT Baalderborg Groep – 01-01-2018 t/m 31-12-2018 (bezoldigd).

Permanente educatie

Bestuurders van woningcorporaties zijn verplicht tot Permanente Educatie. Bestuurders moeten vanaf 1 januari 2015 binnen drie jaar 108 PE-punten behalen. De heer Harro Eppinga heeft in 2018 25 PE-punten behaald.

Samenstelling Raad van Commissarissen

De raad heeft besloten dat met vijf leden de raad zijn passende en wenselijke omvang heeft. Het voorzitterschap is belegd bij de heer A. Vlaskamp, het vicevoorzitterschap bij de heer drs. J.R.M.F. Cooijmans RA. Een en ander leidt tot het volgende overzicht van de samenstelling van de Raad van Commissarissen van Elkien op 31 december 2018:

Samenstelling Raad van Commissarissen

Samenstelling Raad van Commissarissen
Naam Benoemd: Zitting tot: Beroep in 2017 Nevenfuncties in 2017 Honorarium
          2018
A. Vlaskamp 06/15/2015 06/15/2019 Geen Voorzitter Bestuur Vermogensfonds Stichting Bildtse Belangen, 20250
(m, 1956)   (herbenoem-baar)   Bestuurslid Stichting Herstel Dorpen en Bildtdijken.  
Voorzitter          
Drs. J.R.M.F. Cooijmans RA 11/29/2015 29-11-2019 (herbenoem- baar) Eigenaar/ Vicevoorzitter Raad van Commissarissen Rabobank Stad en Midden, Vicevoorzitter Raad van Toezicht Winkler Prins, Bestuurslid en penningmeester Libau (welstand en monumentenwacht provincie Groningen en Drenthe) tot 1-9-2018, Penningmeester van Stichting Revolverend Fonds “Het nieuwe doen”, 13500
(m, 1962)     directeur JC Consultancy, consultancy en interim-management in de semipublieke sector en mkb Lid Raad van Toezicht Ambion (vanaf 1-10-2018) Voorzitter Stichting St. Joriskerk Westerlee.  
Vicevoorzitter          
Drs. E. Wind 09/ 6/2011 09/ 6/2019 Eigenaar Viento Advies Geen 13500
(m, 1949)   (niet herbenoem-baar      
Lid; benoemd op voordracht van een huurdersvereniging          
G.P. Vermeulen RA 04/10/2012 04/10/2020 Eigenaar/ directeur GPAdvies; Vz/ lid Rekenkamers 13500
(m, 1958)   (niet herbenoem-baar Universitair docent/ examinator bij Nyenrode Business Gemeenten;  
    Universiteit; Lid Tuchtcollege NOAB;  
Lid; benoemd op voordracht van een huurdersvereniging     Universitair docent RUG. Examinator NBA;  
        Vicevoorzitter RvT Amaryllis (voorzitter Audit/ Remuneratiecommissie).  
Mr. Drs. M.P. Sulter-Zeinstra 09/ 1/2017 01-09-2021 (her- benoembaar) Juridisch adviseur / eigenaar Zeinstra Advies Vicevoorzitter RvC Thús Wonen; 13500
(v, 1970)       Lid van de Raad van Toezicht van Stichting voor openbaar voortgezet onderwijs in Noordwest-Friesland   
Lid          

Permanente educatie

De Raad van Commissarissen zijn verplicht om over de jaren 2017 en 2018 minimaal 10 PE-punten te behalen. Onderstaand de behaalde PE punten per commissaris.

PE punten Raad van Commissarissen

PE punten Raad van Commissarissen
  31‑dec‑18 31‑dec‑17
E. Wind 5 punten 8 punten
G.P. Vermeulen 43 punten 28 punten
A Vlaskamp 5 punten 15 punten
J.R.M.F Cooijmans 4 punten 1 punt
M.P. Sulter-Zeinstra 14 punten 18 punten

Remuneratie Bestuur en Raad van Commissarissen

Voor de honorering van de commissarissen wordt de Beroepsregel Honorering Commissarissen van de VTW gevolgd. De betalingen in 2018 zijn opgenomen in het overzicht ‘Samenstelling Raad van Commissarissen Elkien’ en in de jaarrekening 2018.
Op de bezoldiging van de bestuurder is de WNT van toepassing. De Raad van Commissarissen heeft een variabele beloning toegepast over het presteren van de bestuurder, welke in 2019 wordt uitgekeerd. Overige arbeidsvoorwaardelijke regelingen en kostenvergoedingen volgen de bepalingen uit de CAO woondiensten en de eigen regelingen voor het personeel. Op de bezoldiging van de interim-bestuurder is de WNT toegepast.

Activiteiten Raad van Commissarissen

De Raad van Commissarissen is, naast zijn zes plenaire vergaderingen, verschillende malen bij elkaar geweest, en wel in het kader van vertrek en aanstelling van de directeur-bestuurder, excursies, kennis-sessies en een zelfevaluatie. In zijn vergaderingen heeft hij zich daarbij gericht op:

  • de realisatie van de doelstellingen van Elkien;
  • de realisatie van haar volkshuisvestelijke opgave;
  • de financiële verslaglegging en continuïteit;
  • kernwaarden, cultuur, gedrag en samenwerking;
  • risicomanagement;
  • de naleving van wet- en regelgeving.

Daarnaast heeft de raad onder meer de volgende onderwerpen besproken of daar goedkeuring aan verleend:

  • het Jaarverslag 2017 met daarin opgenomen de jaarrekening 2017;
  • het Jaarplan 2019 en begroting 2019;
  • de meerjarenbegroting 2019-2023;
  • het Treasury jaarplan 2018;
  • de breakclausules derivaten 2018 en doorzak derivaten Rabobank en BNP;
  • het Control- en auditplan 2018;
  • de huurverhoging 2018;
  • profielschets werving, selectie en benoeming nieuwe lid Raad van Commissarissen 2019;
  • vaststellen evaluatiecommissie en selectiecommissie ten behoeve herbenoeming en benoeming commissarissen;
  • de Zelfevaluatie van de Raad van Commissarissen;
  • de Statuten en reglementen RvC en Bestuur;
  • het Bod 2019;
  • de Prestatieafspraken 2019;
  • de rapportage KPMG ten aanzien van de bevindingen X-pand en opvolging;
  • de voortgang X-pand en aanschaf Tobias AX;
  • de rapportage zelfonderzoek integriteit inhuur personeel;
  • de Samenwerking Patyna;
  • de Rapportage klachten 2017;
  • de aanstelling van AIO’s;
  • de analyse werkkostenregeling;
  • het Woninglastenbeleid;
  • de complexmatige verkoop (Leeuwarden, Smallingerland en Tytsjerksteradiel);
  • voortgang ketensamenwerking;
  • het Controlplan PWC;
  • de Managementletter PWC;
  • het Toezichts- en toetsingkader;

De vergaderingen van de Raad van Commissarissen, de Auditcommissie, de Stakeholderscommissie en de Remuneratiecommissie zijn genotuleerd.

Het bestuur heeft de Raad van Commissarissen zowel mondeling als schriftelijk regelmatig geïnformeerd over de externe ontwikkelingen, de beoogde doelen en behaalde resultaten. Bij de vergaderingen waren het bestuur, de directie, concerncontroller en bestuurssecretaris van Elkien aanwezig. Ook zijn in en buiten vergadering verschillende presentaties gegeven door medewerkers van Elkien of door experts uit het veld. Er zijn ‘expertbijeenkomsten’ met de raad georganiseerd, bijvoorbeeld op het gebied van het Toezichts- en toetsingskader en ketensamenwerking. Daarnaast heeft een algemeen gesprek met het WSW plaatsgevonden

Overleg Raad van Commissarissen met stakeholders

Huurdersorganisaties

Het jaarlijkse overleg met de huurdersorganisaties heeft in maart en oktober plaatsgevonden. Er is onder meer gesproken over het Jaarplan 2019 en het jaarverslag 2017 van Elkien en de samenwerking bij prestatieafspraken.

Daarnaast is tijdens een gezamenlijk excursie gesproken over wijkvisies en wonen en zorg. De huurdersorganisaties hebben daarnaast zitting gehad in de wervingscommissie voor de nieuwe bestuurder en hebben hun advies hierover aan de raad uitgebracht.

Ondernemingsraad

Het contact met de Ondernemingsraad is open en constructief. De Raad van Commissarissen heeft in 2018 tweemaal gesproken met de Ondernemingsraad. De organisatieontwikkeling was in deze gesprekken het hoofdonderwerp. Ook de Ondernemingsraad heeft zitting gehad in de wervingscommissie voor de nieuwe directeur-bestuurder en heeft haar advies hierover aan de raad uitgebracht.

Accountant

In 2018 heeft de Raad van Commissarissen met de accountant gesproken over de jaarrekening 2017. Met de accountant zijn tevens de Managementletter 2018 en de algemene ontwikkelingen besproken.

Overige  activiteiten

De leden van de Raad van Commissarissen zorgen ervoor voortdurend op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen in de branche en de benodigde kennis en ervaring op te doen. Zo is Elkien lid van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) en ontvangen de leden de informatie vanuit dit netwerk. Commissarissen nemen tevens deel aan workshops en andere educatiebijeenkomsten. Verder houden de commissarissen vakliteratuur en de media bij. Daarnaast ontvangen de leden van de Raad van Commissarissen relevante en interessante informatie van het bestuur.

Zelfevaluatie

In overeenstemming met de best practice ter zake evalueert de Raad van Commissarissen zichzelf jaarlijks. In 2018 heeft de Raad van Commissarissen de zelfevaluatie uitgevoerd onder begeleiding van een extern adviseur mevrouw M. Valk van Marian Valk Consultancy. De leden van de raad hebben hiertoe intensief met elkaar en met de bestuurder gesproken. Op basis van de uitkomsten van deze gesprekken is een actielijst vastgesteld in de vergadering van de raad van maart 2019. De uitvoering van de actiepunten vindt plaats in 2019.

Commissies Raad van Commissarissen

De Raad van Commissarissen heeft drie vaste commissies: de Auditcommissie, de Remuneratiecommissie en de Stakeholderscommissie. De commissies zijn belast met het voorbereiden van het toezicht van de Raad van Commissarissen op het bestuur van Elkien.

Auditcommissie

De Auditcommissie bereidt het toezicht van de Raad van Commissarissen voor op het gebied van de financiële informatieverschaffing, het systeem van interne beheersing en beheersing van risico’s, het controleproces van de accountant, het treasurybeleid en de naleving van wet- en regelgeving.

In 2018 bestond de Auditcommissie uit de heer E. Wind (voorzitter) en de heer G.P. Vermeulen. De vergaderingen van de Auditcommissie worden bijgewoond door de bestuurder, directeur, concerncontroller en bestuurssecretaris. De accountant was tweemaal bij de vergaderingen aanwezig, namelijk bij het bespreken van het Jaarverslag 2017 en bij het bespreken van de Managementletter 2018.

De Auditcommissie vergaderde vijf keer in 2018. De volgende onderwerpen kwamen in de vergaderingen aan bod:

  • het Bestuursveslag en Jaarrekening 2017;
  • het Controlplan 2018:
  • het Treasuryjaarplan 2018;
  • de periodieke financiële rapportages;
  • Het Jaarplan 2019 en begroting 2019;
  • het overleg met externe toezichthouders;
  • ontwikkelingen met betrekking tot derivaten en de doorzak derivaten Rabobank;
  • het Controlplan en auditplan;
  • het Zelfonderzoek integriteit inhuur personeel;
  • de Rapportage klokkenluidersregeling;
  • de Oordeelsbrief 2018;
  • de Voortgang X-pand;
  • het Bod 2019;
  • het Control- en Auditplan;
  • het Toezichts- en toetsingskader;
  • het Controleplan PWC;
  • de Prestatieafspraken 2019.

Remuneratiecommissie

De remuneratiecommissie bereidt het toezicht van de Raad van Commissarissen voor op het gebied van benoeming, bezoldiging en beoordeling van het bestuur (werkgeversrol). Verder formuleert en onderhoudt de commissie de profielschets van de Raad van Commissarissen. In 2018 bestond de remuneratiecommissie uit de heer J. Cooijmans (voorzitter) en de heer A. Vlaskamp (lid).

De remuneratiecommissie heeft in 2018 driemaal vergaderd. Daarnaast heeft de remuneratiecommissie meerdere keren overleg gevoerd met betrekking tot de benoeming van de bestuurder en het inwerken van de bestuurder Daarnaast is gestart met de voorbereidingen voor de herbenoeming van twee commissarissen en benoeming van een nieuwe commissaris in 2019.

De volgende onderwerpen kwamen aan bod:

  • de opdracht aan de bestuurder 2018 en voortgang doelstellingen bestuurder 2018;
  • de Regeling commissarissen bij belet en ontstentenis;
  • de aanpassing van het Bestuursreglement;
  • het rooster van aftreden, proces en profiel ten behoeve van (her)benoeming RvC leden;
  • de functiebeschrijving bestuurssecretaris/secretaris RvC;
  • de Zelfevaluatie 2017 (verbeteragenda) en 2018;      
  • de samenwerking in de directie;
  • het functioneren van het MT;
  • de afronding van het contract met de voormalig bestuurder.

Stakeholderscommissie

De Stakeholderscommissie bereidt het toezicht van de Raad van Commissarissen voor op het gebied van de verhouding tussen Elkien en haar stakeholders. In 2018 bestond de commissie uit de heer J. Cooijmans (voorzitter) en mevrouw M.P. Sulter-Zeinstra (lid). Naast afstemmingsmomenten tussen de bestuurder en voorzitter vergaderde deze commissie drie keer in 2018. In de vergaderingen zijn de volgende onderwerpen besproken:

  • het projectplan bod en prestatieafspraken;
  • het Woninglastenbeleid;
  • de Warmwater challenge;
  • het Bod 2019 t.a.v. het  sociaal domein;
  • de Wijkvisie Heechterp Leeuwarden;
  • de statutenwijziging en wijziging reglementen;
  • de relatie met stakeholders;
  • het proces herijking portefeuillebeleid;
  • de excursie met de huurdersorganisaties.

Overige aandachtspunten voor de Raad van Commissarissen

Governancecode

De Raad van Commissarissen volgt de in de Governancecode opgenomen principes en uitwerkingen.

Meldingsplicht

Voor de RvC van woningcorporaties geldt op basis van de Woningwet een brede meldingsplicht. Bij financiële problemen, of bijvoorbeeld bij twijfel over de integriteit bij beleid of beheer bij de corporatie dient de RvC dit onverwijld te melden aan de Autoriteit. In 2018 heeft zich dit niet voor gedaan.

Integriteit

Elkien heeft een integriteitscode en klokkenluidersregeling. Daarmee volgt Elkien de Governancecode Woningcorporaties 2015. Integriteit en voorkomen van fraude zijn ook onderwerpen in de functioneringsgesprekken. Tevens heeft Elkien een regeling voor ongewenst gedrag en zijn drie vertrouwenspersonen benoemd.

De Raad van Commissarissen heeft blijvende aandacht voor integriteit. Naast de aanwezigheid van regelingen en protocollen krijgt ook uitdrukkelijk de ‘zachte kant’ van integriteit alle aandacht van de Raad van Commissarissen. De RvC onderkent het belang hiervan en stimuleert de daarbij passende cultuur en gedrag binnen Elkien. De Raad van Commissarissen stelt vast dat er in 2018 geen zaken zijn gesignaleerd welke kunnen worden beschouwd als schendingen van integriteit of belangenverstrengelingen. De Raad van Commissarissen stelt vast dat noch het bestuur, noch leden van de Raad van Commissarissen nevenfuncties vervullen welke onverenigbaar zijn met hun bestuurlijke respectievelijk toezichthoudende taak.

Toepassing van de Governancecode Woningcorporaties 2015

In overeenstemming met de code zijn het bestuur en de Raad van Commissarissen verantwoordelijk voor de governance(structuur) binnen Elkien en leggen hierover verantwoording af. Met de governance(structuur) wordt hier bedoeld het geheel van regels en procedures op basis waarvan Elkien wordt aangestuurd, er toezicht wordt gehouden en er verantwoording wordt afgelegd.

Periodiek stellen bestuur en Raad van Commissarissen de invulling van de governance(structuur) formeel en informeel aan de orde. In het Jaarverslag 2018 en op de website wordt de manier waarop Elkien invulling geeft aan haar governance(structuur) gepubliceerd.

Bestuur en Raad van Commissarissen hebben kennisgenomen van de code en vastgesteld dat zij de code onderschrijven. Zowel de principes als de daarop gebaseerde best practices en zowel de verplichte (‘pas toe’) als de onverplichte principes (‘pas toe of leg uit’). Bestuur en Raad van Commissarissen hebben vastgesteld dat de code wordt toegepast.

 

Verbindingen en lidmaatschappen

Bestuurlijke verbindingen 

Elkien kent een beperkt aantal verbindingen binnen haar vennootschapsrechtelijke structuur. Dit volgt uit haar verbindingenbeleid welk beleid in overeenstemming is met de intentie van de Woningwet.

 Toelichting:

Stichting Elkien is bestuurder en 100% aandeelhouder van Elkien Holding B.V.  Elkien Holding B.V. is bestuurder en 100% aandeelhouder van Elkien CPS B.V.  Elkien CPS BV is vennoot van de VOF Oppenhuizerweg, opgericht met Bouwfonds Ontwikkeling B.V. en Van Wijnen Projectontwikkeling Noord B.V. ten behoeve van het ontwikkelen, uitvoeren en realiseren van een bouwproject.

De statuten van Elkien Holding BV en Elkien CPS BV zijn conform de Woningwet in 2017 aangepast en goedgekeurd door de Autoriteit woningcorporaties.

Lidmaatschappen

Elkien is lid van:

  • Aedes, de vereniging van woningcorporaties;
  • De Vereniging van Friese Woningcorporaties;
  • De Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW);
  • VNO-NCW: een werkgeversorganisatie;
  • De Nederlandse Vereniging Bestuurders Woningcorporaties NVBW.

 

Bovendien neemt Elkien deel aan:

  • Stichting GEEF: een platform voor gezondheidsexpertise & educatiecentrum in Friesland;
  • De Vernieuwde Stad: een kennis- en belangenbehartigingsorganisatie voor grotere woningcorporaties in  Nederland.